Nieuws

10 tips voor het boeken van entertainment voor jullie bruiloft

donderdag, 09 februari 2012 14:31

De trouwdatum is gepland, de locatie is geboekt, tijd om jullie huwelijksdag verder in te vullen! Uiteraard willen jullie de dag afsluiten met een spetterend feest en daar hoort natuurlijk een knallende act in de vorm van een goede band of DJ bij. Enthousiast beginnen jullie met googlen en zoeken naar passend entertainment. Het aanbod is echter groot en al snel verdrink je in het aanbod. Het bezoeken van één van de vele trouwbeurzen kan uitkomst bieden maar ook daar is het aanbod groot en vind je niet altijd wat je zoekt.

Hoe vind je een act die goed bij jullie past? Hoe voorkom je (te) hoge kosten en waar moet je op letten bij het boeken van een act? 10 tips van onze entertainment-adviseurs!
 

1. Kiezen jullie een band of DJ? Dit is vaak de eerste keuze die een bruidspaar maakt. Een DJ is flexibel, kan rekening houden met jullie muziekwensen en is over het algemeen goedkoper dan een band. Een band geeft echter meer 'energie' en heeft dus minder moeite om een zaal 'los' te krijgen. Een band is echter vaak duurder en houdt gedurende de avond een aantal pauzes. Ook ligt het repertoire vaak vast en zijn er dus minder mogelijkheden om jullie specifieke muziekwensen te verwezenlijken.
   TIP: Boek een DJ voor tijdens de pauzes van de band. Vaak bieden bands al een 'pauze'-dj aan voor een kleine meerprijs.
   
   
2. DJ of Drive-in Show? Twee begrippen die je overal op internet tegenkomt en die vaak door elkaar gehaald worden. Een Drive-in Show is een DJ met licht- en geluidsapparatuur.
   TIP: Als jullie kiezen voor een DJ, zorg er dan voor dat van te voren duidelijk is waar het optreden uit bestaat en welke apparatuur is inbegrepen. Dit voorkomt extra kosten in de vorm van apparatuur die bijgeboekt moet worden. Een lichtshow is bijvoorbeeld lang niet altijd inbegrepen.
   
   
3. Hoe bepalen we een budget? Entertainment is er voor elke prijs (vanaf ongeveer € 500,-) maar de prijs kan al gauw verder oplopen. Een band is over het algemeen duurder (vanaf ongeveer € 2000,-) dan een DJ. Hebben jullie weinig budget maar willen jullie toch live-entertainment?
   TIP: Een DJ in combinatie met bijvoorbeeld een saxofonist, zangeres of percussionist kan voor de kleine beurs een leuke optie zijn.
   
   
4. Hoe krijgen we de kosten inzichtelijk? Een offerte is vaak opgebouwd uit de volgende onderdelen: Gage (vergoeding) van de artiest, BUMA/STEMRA belastingen, afdracht Vecta-garantiefonds, BTW, techniek en bemiddelingsvergoeding artiestenbureau. Zorg dat de totale kosten inzichtelijk zijn en dat je niet geconfronteerd wordt met vervelende verassingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan maaltijden/drankjes en parkeerkosten voor de crew en artiesten op de avond. De meeste (leden van de) acts gaan er vanuit dat ze een hapje kunnen eten op de feestlocatie voordat het optreden begint.
   TIP: Bespreek dit met de feestlocatie, de meeste feestlocaties hebben hier een regeling voor en serveren voor een kleine meerprijs een 'crew- of bandmaaltijd'.
   
   

5. Wat is de rol van een artiestenbureau? Een artiestenbureau bedingt vaak kortingen bij hun artiesten. Deze korting is de bemiddelingsvergoeding voor het artiestenbureau. De totaalprijs die je als bruidspaar betaalt is dus over het algemeen hetzelfde als bij een rechtstreekse boeking van een artiest (voor zover dat al mogelijk is, de meeste artiesten zijn aangesloten bij een artiestenbureau en alleen via een bureau te boeken). Je betaalt uiteindelijk dus hetzelfde, maar je maakt wel gebruik van de kennis en adviezen van het artiestenbureau.
   TIP: Boek een artiest/act via een artiestenbureau. Die kan garanties en alternatieven bieden. Dat is handig als de act die jullie op het oog hebben, niet beschikbaar is op jullie trouwdag. Het artiestenbureau kan ook (gelijkwaardige) alternatieven bieden en samen met jullie zoeken naar een goede match. Lees hier meer info over de rol van een artiestenbureau.
   
   

6. Welke techniek/ondersteuning is er nodig voor het optreden? Over het algemeen geldt: hoe groter de band en hoe meer live-muziek, hoe meer ondersteuning en techniek er nodig is. Vraag aan jullie feestlocatie of er voldoende (kracht)stroompunten aanwezig zijn en of de techniek gemakkelijk kan laden/lossen. Sommige feestlocaties maken gebruik van een decibelmeter/geluidsbegrenzer. Dat betekent dat het volume op de avond niet te hard mag zijn. Bespreek dit met jullie act en voorkom daarmee vervelende verassingen op de avond zelf. Betrek jullie ceremoniemeester ook in het overleg zodat hij/zij op de hoogte is.
   TIP: Vraag jullie act om een (technische) rider. In dat document staan de technische specificaties met betrekking tot bijvoorbeeld licht, geluid, podium, stroompunten e.d. die voor het optreden noodzakelijk zijn. Bespreek deze specificaties met jullie feestlocatie. Een artiestenbureau kan jullie over dergelijke zaken uitstekend van advies voorzien.
   
   
7. Kunnen we de artiest/act van te voren bekijken/bezoeken? Veel bands, dj's en acts hebben regelmatig openbare optredens waarbij het mogelijk is om ze live te bekijken en om verder kennis te maken. Bespreek de invulling van de avond en maak jullie muziekvoorkeur kenbaar. Hoe beter jullie je wensen kenbaar maken, hoe beter de artiest hierop kan inspelen.
   TIP: Maak in het gesprek duidelijk afspraken over een eventuele optie op een datum. Bespreek daarbij ook de geldigheidsduur van de optie.
   
   
8. Demo-materiaal? Ga niet af op een leuke promotietekst, maar beoordeel een act op basis van zangkwaliteit en uitstraling. Ook hier kan een artiestenbureau uitkomst bieden. Die kent de acts en weet hoe een optreden eruit ziet. Het artiestenbureau kan jullie van een goed advies voorzien en beoordelen of een bepaalde act goed bij jullie past.
   TIP: Vraag een artiestenbureau om advies en laat die met een aantal voorstellen voor een geschikte artiest of act komen.
   
   
9. Hoe moeten we het verloop van de dag plannen? Houd rekening met de opbouwtijd en soundcheck van een act. De techniek zal in veel gevallen al een aantal uren voor het optreden aanwezig zijn om de apparatuur op te bouwen. Dit kan problemen geven als jullie dineren in dezelfde ruimte als waar het feest zal plaatsvinden. Houd rekening met extra 'wachturen' als je de techniek al eerder op locatie aanwezig wil hebben.
   TIP: Vraag aan de artiest hoe lang de techniek bezig is met de opbouw. Houd daarbij ook rekening met het tijdstip en de lengte van de soundcheck zodat jullie hier tijdens het diner of receptie geen last van hebben.
   
   
10. Hoe leggen we de gemaakte afspraken vast? De goede artiestenbureaus en artiesten sturen altijd een opdrachtbevestiging/contract om het optreden vast te leggen en sturen een factuur voor de betaling. Leg in de afspraken vast hoe en wanneer de betaling plaats zal vinden.
    TIP: Zorg ervoor dat alle gemaakte afspraken altijd schriftelijk vastliggen en maak ook afspraken wanneer de betaling plaats moet vinden.

Nog meer tips? Zie onze pagina's met veelgestelde vragen en prijsopbouw of neem direct contact met ons op.